Sind offene Rechnungen mehr als 30 Tage pendent, kann eine Mahnung für die jeweilige Rechnung geschickt werden. Die 30-Tage-Frist ist eine Voreinstellung von ePrax. Diese können Sie gerne unter der Option 'Bankangaben' ändern. Bei der Rechnungsübersicht befindet sich ebenfalls eine Mahnungsübersicht, in der Sie Ihre gesamten Mahnungen einsehen können. Klicken Sie wie gewohnt die Rechnungsübersicht an und anschliessend das Register 'Mahnungen'.
Bevor Sie eine Mahnung versenden, empfehlen wir, zunächst noch erst die Zahlungsdatei der Bank hochzuladen - damit Sie sicher sind, ob die Rechnungen tatsächlich noch nicht getätigt wurden.
Um eine Mahnung zu versenden, klicken Sie zunächst auf den Filter 'im Verzug' - damit sehen Sie in der Rechnungsübersicht nur noch diejenigen Rechnungen, die sich im Verzug befinden, also seit über 30 Tage pendent sind. Mahnungen können Sie nur für diese Art von Rechnungen verschicken. Wählen Sie nun das Bearbeitungs-Symbol aus.
Jetzt können Sie auf das Feld 'Mahnung erstellen' klicken - und schon öffnet sich die Mahnungsübersicht, in der Sie genauere Informationen für die Mahnung eingeben können.
Schliessen Sie Ihre Bearbeitungen an der Mahnung ab, indem Sie mithilfe des grünen Speicherknopfs speichern. Damit die Versicherung, respektive der Patient (je nachdem wie die Versicherung und somit die Zahlung stattfindet), die Mahnung erhält, muss sie nicht nur gespeichtert, sondern auch gesendet werden. Klicken Sie dazu auf den Tab 'An Versicherng senden/An Patient senden' und anschliessend auf den grünen Button 'An Versicherung übermitteln/An Patient senden'. Geht die Rechnung an die Versicherung, können Sie zusätzlich noch dem Patienten eine Kopie zustellen. Geht die Rechnung direkt an den Patienten, können Sie durch Anklicken auswählen, ob Sie ihm diese per Mail oder Post zustellen wollen, oder ob Sie diese selber ausdrucken wollen.
Sie können jetzt in die allgemeine Rechnungsübersicht wechseln und erneut den Filter 'im Verzug' anwählen - nun werden Sie sehen, dass bei der gemahnten Rechnung neu nicht nur noch 'pendent', sondern auch '1x gemahnt' vermerkt ist.
Wenn Sie in die Rubrik 'Mahnungen' wechseln, sehen Sie auch, dass nun zuoberst die gerade gemahnte Rechnung erscheinen wird. So behalten Sie den Überblick über Ihre gemahnten Rechnungen. Damit haben Sie erfolgreich eine Mahnung für eine in Verzug gekommene Rechnung erstellt.
