Das neue Kreditorenmodul erleichtert die Arbeit mit dem Bezahlen von Rechnungen und Aufbewahren von Belegen für die Buchhaltung.
Die Idee ist simpel: jegliche Rechnungen und Belege werden einmalig ins Kreditorenmodul hochgeladen, die Daten ergänzt und allfällige Zahlungsaufträge ins e-Banking importiert (EZAG). Somit müssen diese Dokumente beziehungsweise Rechnungen nur noch einmal angefasst werden und z.B. nicht mehr separat bezahlt werden. Die relevanten Daten (Betrag, Datum, Fälligkeit, Kreditor, IBAN, Referenznummer etc.) werden dabei von ePrax automatisch erkannt, damit Ihr Aufwand minimal ist. Die Mehrwertsteuer und ausländische Währungen werden erfasst. Auch Ratenzahlungen respektive Splitzahlungen, sprich mehrfache Zahlungen pro Beleg, und Gutschriften wie Kreditkartenboni, Leistungen von Sozialversicherungen oder Krankentaggeld, sind möglich.
Belege hochladen
Die Belege können Sie wie folgt hochladen:
- Drag&Drop (z.B. Rechnungen aus E-Mails)
- Copy&Paste (z.B. für Screenshots von E-Mails oder anderen Belegen)
- Hochladen (z.B. von Scans von physischen Rechnungen)
- Scannen des Dokuments via ePrax-App (z.B. physische Rechnungen)
- Hochladen des Dokuments via ePrax-App (z.B. Screenshots vom Mobile)
Der Beleg wird danach automatisch eingelesen und angezeigt. Die Daten sind rechts sichtbar und können mit der Vorschau kontrolliert werden.
Wichtig zu wissen ist, dass der Zeitstempel nach einem Monat nicht mehr löschbar ist. Dies, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Das heisst, dass das Belegbild nicht mehr nach dem Hochladen bearbeitet werden kann.
Belege via Mobiltelefon hochladen
Sie können Dokumente via ePrax-App mit Ihrem Mobiltelefon oder Tablet scannen und so einlesen. Dies ist ganz einfach, denn die Software erkennt automatisch, ob es sich um ein Mobiltelefon oder Tablet handelt. Es erscheint dann direkt der richtige Button:
Daten ergänzen
Sind die Daten unvollständig, können diese ergänzt werden. Dies ist insbesondere bei ausländischen Währungen nötig, um den korrekten Frankenbetrag einzugeben. Es ist möglich, über den Button "Text" Inhalte wie IBAN-Nummern oder Adressen direkt aus dem Beleg zu kopieren. Bei PDF kann auch aus der Vorschau kopiert werden.
Excel-Export
Eine weitere nützliche Funktion ist der Export im Excel-Dokument, denn dort erscheint der Link zu den entsprechenden Belegen, welcher 7 Tage lang gültig ist. Beispielsweise könnte man das Excel-Dokument der Buchhaltung weiterleiten oder selbst zur Bearbeitung weiter nutzen.
Spesen via Teamplanner
Ist ePrax mit Teamplanner verknüpft, können Sie mit dem Kreditoren-Modul auch Spesen und damit verbundene Angelegenheiten wie gemeinschaftlicher Kaffee etc. verbuchen. Ist im Teamplanner die jeweilige IBAN der Arbeitnehmer hinterlegt, kann man die Spesen direkt auf diese hinterlegen.
PostFinance - ein weiteres Feature
Kunden, die über ein Postfinance-Konto verfügen, können sich gerne bei uns melden, denn es besteht auch neu die Möglichkeit, Gutschriften ohne ein zusätzliches Login ins persönliche eBanking direkt auf ePrax zu ziehen.