ePrax erlaubt es, alle Daten, die für einen erfolgreichen Jahresabschluss notwendig sind, zu exportieren. Für den Jahresabschluss sind üblicherweise folgende Angaben zwischen dem 1.1. und dem 31.12. nötig:
- Leistungen, davon:
- bezahlte Leistungen
- nicht bezahlte Leistungen ("Offene Debitoren")
- geleistete, noch nicht fakturierte Leistungen ("Transitorische Aktiven")
- Zahlungen
Damit Sie diese Zahlen für die Periode vom 1.1. bis 31.12. des Jahres erhalten, können Sie auf der Rechnungsübersicht die Leistungen "von... bis..." exportieren:
Nachdem Sie auf das Feld geklickt haben, erscheint diese Ansicht:
Ändern Sie das Datum und exportieren Sie die Dateien, indem Sie auf 'Excel erstellen' klicken. Sie erhalten nun ein Excel mit all diesen Zahlen.
Wichtig: Sie erhalten im Excel den Rechnungsstatus am 31.12. Damit können Sie z.B. feststellen, welche Leistungen am 31.12. noch offen waren, auch wenn Sie schon eine Zahlung im Januar eingebucht haben. Dito für die geleisteten, aber noch nicht fakturierten Leistungen und die Zahlungen. Zudem wird die Rechnung nur mit Leistungen bis am 31.12. ausgegeben. Wenn die gleiche Rechnung im Januar des Folgejahres nochmals Leistungen enthält, sind diese natürlich am 31.12. nicht drin. So erhalten Sie den Stand am 31.12.
Dies erklärt im Übrigen auch, weshalb diese Zahlen von den Statistiken in ePrax abweichen. Die Statistiken beruhen immer auf dem aktuellen Rechnungsstatus.
Excel - Arbeiten mit Filtern
Im Excel finden Sie nun die Rechnungen mit dem Status am 31.12. Übers die Filter können Sie jetzt offene Rechnungen (Trans. Aktiven) und pendente, noch nicht bezahlte Rechnungen (Offene Debitoren) rausfiltern.
Entscheidend für die Buchhaltung ist die Spalte "Umsatz". Das ist der Umsatz, der wirklich zählt. Rückweisungen und Storno haben hier deshalb CHF 0 drin.
Die Zahlungen während der Periode erhalten Sie im Blatt "Zahlungen".
- Rundung
Wenn Sie die Leistungen vom Blatt "Leistungen" zusammenzählen und mit dem Total der Rechnung vergleichen, kann es minimale Abweichungen im Rappenbereich geben. Der Grund ist, dass das Rechnungstotal jeweils auf 5 Rappen gerundet wird, die einzelnen Leistungen aber nicht. Da die Leistungen mit dem Taxpunktwert multipliziert werden, weicht deren Betrag oft von den üblichen 5-Rappen-Schritten ab.
Wir haben uns entschieden, die Differenz nicht als zusätzlich Leistung anzugegeben, da die Differenz nämlich abhängig davon ist, auf welches Datum hin Sie einen Export machen. Deshalb wäre die Differenz sowieso immer anders und wenig aussagekräftig.
- Nachträgliche Rückweisung
Haben Sie die Buchhaltung im Januar abgeschlossen und wird nun trotzdem noch eine Rechnung aus dem Dezember zurückgewiesen, kann es eine Diskrepanz in der BuHa geben. Zwei Szenarien sind denkbar:
- Die Leistungen werden trotzdem vergütet. In diesem Fall bleibt nichts zu tun
- Die Leistungen werden nicht oder nur vermindert vergütet. In diesem Fall können Sie die Leistungen einfach in der Buchhaltung ausbuchen.
Treuhand
Es gibt noch eine andere Möglichkeit, den Jahresabschluss ganz einfach zu erstellen: falls Sie Ihre Buchhaltung nicht selbst führen, sondern ein Treuhänder dafür verantwortlich ist, können Sie diesem die Excel-Datei zuschicken. Aus den geschickten Daten erstellt der Treuhänder schliesslich den Jahresabschluss.